Pour rappel, la facturation est soumise à un certain formalisme. En effet, la facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Le logiciel de facturation est un outil en ligne qui permet de faciliter la gestion de la facturation et des devis : édition (à partir de modèles préédités), classement, archivage… Il peut être gratuit ou payant, téléchargeable ou en Saas et s’adresse à tous les statuts d’entreprises et à tous les secteurs d’activités. Comment choisir son logiciel de facturation ? Quels critères faut-il prendre en compte ?

Découvrez dans ce guide comment choisir votre logiciel de facturation.

Le statut juridique et le secteur d’activités

Certains logiciels s’adressent uniquement aux microentreprises, d’autres aux indépendants ou aux startups. De même, certains s’adressent à des domaines spécifiques, par exemple bâtiment, restauration, etc.

Par ailleurs, la taille de votre entreprise joue également un rôle dans le choix de votre logiciel de facturation. Ainsi, pour les grandes entreprises avec un nombre d’utilisateurs élevés (chef d’entreprise, comptable, expert-comptable…), un logiciel de facturation payant est plus adapté, car il propose des fonctionnalités complètes et un nombre d’utilisateurs illimité. Au contraire, un logiciel gratuit suffit pour un entrepreneur individuel ou un freelance qui émet peu de factures et de devis.

La conformité avec la loi

La non-conformité de vos factures avec la loi en vigueur vous expose à une amende pouvant aller jusqu’à 375 000 €. Votre logiciel doit proposer des modèles de factures et de devis en accord avec les dernières règlementations en vigueur, tant dans la forme que dans le fond.

Les fonctionnalités

Tous les logiciels en ligne ont un objectif : vous aider à mieux gérer la partie commerciale de votre activité professionnelle. Ainsi, ils intègrent généralement les fonctionnalités basiques suivantes :

  • Édition de factures et de devis selon les règlementations en vigueur.
  • Personnalisation des factures et des devis.
  • Attribution automatique de numéros.
  • Archivage des factures et des devis.
  • Calcul de la TVA.
  • Automatisations des procédures administratives.

Si ce n’est pas le cas, mieux vaut passer votre chemin.

Certains logiciels de facturation vont encore plus loin en offrant des fonctionnalités supplémentaires : gestion des clients et des fournisseurs, catalogues en ligne, paiement en ligne, suivi comptable, relance des impayés, signature électronique, suivi des stocks, etc. Ils peuvent également être intégrés à vos autres outils de gestion tels qu’un logiciel CRM, un logiciel de comptabilité, etc.

La facilité d’utilisation

Idéalement, un bon logiciel de facturation a une interface intuitive et ergonomique. En quelques clics, vous devez pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités. De même, son utilisation ne doit nécessiter aucune connaissance technique particulière. Après une phase découverte, le logiciel ne doit avoir aucun secret pour vous.

L’accessibilité

Un logiciel de facturation peut être téléchargeable ou en ligne (SaaS). Dans le premier cas, vous devez l’installer sur votre ordinateur. Vous n’avez pas besoin de connexion internet pour l’utiliser. De loin, un logiciel en SaaS est plus avantageux, car il est accessible partout et depuis n’importe quel appareil connecté. De plus, il ne nécessite aucune mise à jour, contrairement à un logiciel téléchargeable.

L’évolutivité

Votre logiciel de facturation doit évoluer avec votre activité et vous accompagner dans le développement de votre entreprise. Autrement dit, les fonctionnalités proposées ne doivent pas se limiter à vos besoins actuels.

La sécurité

Le logiciel de facturation doit respecter les règles de confidentialité et de sécurité des données (vos données et celles de vos clients).

Le prix

Comme on l’a dit, le logiciel de facturation peut être gratuit ou payant. Dans le second cas, il est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Plus le prix de l’abonnement est élevé, plus il est complet.

En somme, pour faire le meilleur choix, il est primordial de définir vos besoins en termes de facturation.